Le Service de Coopération et d'Action culturelle de l'Ambassade de France en Belgique contribue à renforcer la coopération entre les institutions culturelles, scientifiques et éducatives belges et françaises, et à la promotion de la langue et de la culture françaises en Belgique. Une de ses priorités est d’appuyer les professionnels des secteurs culturels et créatifs et de favoriser le développement des industries créatives et culturelles en Belgique, et notamment les filières d’excellence comme la réalité virtuelle, la création de contenus immersifs, la mode et le design.

L’assistant (e) occupe un poste de responsabilité et de confiance, et assiste le conseiller de coopération et d’action culturelle dans son activité.

Attributions des tâches

- gérer l'agenda du conseiller de coopération et d’action culturelle.

- contribuer à la coordination du planning de travail du service (gestion des priorités, réservation des salles de réunion, planification des réunions, rédaction des comptes rendus, préparation des dossiers en vue des réunions et des déplacements).

- assister le conseiller de coopération et d’action culturelle dans les prises de décision relatives à l’activité du service.

- participer à l’organisation et à la logistique des événements portés par le service.

- prendre en charge la relation avec le public (réponse aux demandes de renseignement, orientation vers les interlocuteurs adéquats, relève et traitement des courriels adressés sur la boite générique du SCAC)

- suivre l’activité courante du service (mise à jour du fichier des contacts, enregistrement du courrier et des notes, commande de fournitures).

- assurer les déplacements et missions des agents (établir un ordre de mission pour les déplacements hors Belgique, réservation des billets et du véhicule de service).

- suivre les sujets ressources humaines en lien avec le secrétariat général de l’Ambassade (gestion des congés des agents, arrivée des nouveaux agents et stagiaires).

- assurer le suivi administratif des personnels expatriés et résidents en lien avec la responsable DRH du Lycée français Jean Monnet et le suivi administratif des professeurs français détachés dans les universités belges.

- préparation et suivi des dossiers de décorations-distinctions honorifiques dans l’ordre des Arts et Lettres, Palmes académiques, Légion d’honneur et Ordre national du mérite.

Le ou la candidat(e) devra justifier d’une formation de type Bac +2. Une expérience professionnelle réussie dans le domaine du secrétariat de direction serait appréciée.

Agent(e) polyvalent(e) et doté(e) d’un grand sens de l’organisation et d’une très grande rigueur, le (la) futur(e) assistant(e) du COCAC devra savoir travailler en équipe et avoir un bon contact avec le public. Il (elle) devra posséder une très bonne connaissance des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) pour être à l’aise dans l’élaboration de bases de données et la confection de tableaux.

Une connaissance du fonctionnement de l’administration française mais aussi de la langue néerlandaise serait appréciée.

- bonne présentation

- fiabilité et attitude réactive

- précise et méthodique

- excellente relation humaine

- adaptation au changement

- goût du travail en équipe

- discrétion - gestion du stress

Horaires de bureau du lundi au jeudi de 8h45 à 17h30 et le vendredi de 8h45 à 16h45

Temps de travail : 38h00 par semaine

Prise de fonction : 03 janvier 2023

Le(a) candidat(e) retenu(e) sera sous statut d’agent ou agente de droit local.

La durée du contrat est de 12 mois, renouvelable 12 mois. A l’issue des deux CDD, l’agent/agente sera susceptible de bénéficier d’un CDI.

Le salaire mensuel brut de recrutement est de 2 146 € + 13ème mois (calculé au prorata de la durée du contrat) + pécule de vacances (équivalent à 92 % d’un mois de salaire) et une participation aux frais de transport.

Outre l’indexation des salaires de 2% à chaque variation de l’indice lissé de la santé et du dépassement de l’indice pivot, les salaires des agents ayant plus de 6 mois de présence, sont revalorisés « à l’ancienneté » de 0,80% en janvier de chaque année.

Les candidats(es) devront transmettre, au plus tard le 25 novembre 2022 délai de rigueur, une lettre de motivation accompagnée d’un curriculum vitae aux adresses électroniques ci-dessous :